20 Việc Cần Làm Khi Thuê Văn Phòng Mới

0
19

Tài liệu này do Maison Office biên soạn nhằm giúp các nhân viên hành chính, những người lần đầu phụ trách thuê và chuyển văn phòng có cái nhìn tổng quan về tất cả các công việc khi chuyển văn phòng dựa trên kinh nghiệm thực tế của chúng tôi hỗ trợ khách thuê văn phòng mới.

Cùng tìm hiểu để không bỏ sót hạng mục nào và giúp quá trình thuê văn phòng mới, chuyển văn phòng mới được nhanh chóng hơn nhé!

Bạn có văn phòng cho thuê nhưng chưa tìm được người có nhu cầu chưa có kênh thông tin nào đáng tin cậy click ngay: văn phòng cho thuê cầu giấy

Giai đoạn chuẩn bị thuê văn phòng mới

  1. Xác lập yêu cầu thuê văn phòng mới 

Căn cứ vào mục đích sử dụng, ngân sách thuê, kế hoạch kinh doanh hiện tại và tương lai của công ty, thiết lập yêu cầu văn phòng mới của doanh nghiệp của bạn. Một yêu cầu cho thuê điển hình bao gồm các tiêu chí sau:

  • Cơ bản: Vị trí, diện tích, ngân sách thuê, giá thuê, thời gian thuê;
  • Đặc điểm BĐS: Kết nối giao thông, chỗ để xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống điều hòa, thông tin liên lạc, thang máy, PCCC, chất lượng dịch vụ;
  • Các mốc thời gian: Chậm nhất phải chuyển địa điểm hiện tại, bắt đầu kê đồ đạc, nhập trạch, bắt đầu hoạt động tại địa điểm mới;
  • Các yêu cầu khác: Phong thủy văn phòng, tiện ích xung quanh, thương hiệu tòa nhà…

  1. Lên danh sách chi tiết các công việc:

Để thực hiện tốt giai đoạn tiếp theo, bạn cần chuẩn bị các danh sách việc cần làm. phải thực hiện và lập dự toán chi phí cho các nhóm:

  • Thiết kế và trang trí nội thất;
  • Mua sắm hoặc thay thế đồ đạc và thiết bị;
  • Thay đổi địa chỉ trên tất cả các giấy tờ và biểu mẫu liên quan;
  • Điện thoại internet di động;
  • Thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần)
  1. Thành lập nhóm làm việc, kèm theo phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận (Cần thiết đối với doanh nghiệp lớn, nhiều nhân viên, thuê mặt bằng rộng).
  2. Chọn một nhà cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng chuyên nghiệp để trợ giúp (rất khuyến khích vì dịch vụ này miễn phí cho người thuê). Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc lựa chọn văn phòng tốt nhất.
  3. Liên hệ và lập danh sách ngắn các nhà thầu thiết kế và thi công văn phòng: Họ sẽ là người giúp bạn ước tính chi phí trang trí nội thất, tư vấn sơ bộ về thiết kế và bố trí mặt bằng văn phòng. ngay trong quá trình cân nhắc giữa các tòa nhà.

Giai đoạn thực hiện cho thuê văn phòng

  1. Tìm kiếm danh sách cao ốc văn phòng phù hợp với yêu cầu thuê của doanh nghiệp. (Đề xuất văn phòng của Mason Office tổng hợp tất cả các phương án văn phòng phù hợp nhất với nhu cầu của khách hàng)
  2. Xem xét thực tế, làm việc với chủ nhà để lấy thông tin, tổng hợp, phân tích, so sánh, lựa chọn tòa nhà tối ưu để đàm phán. (Maison Office giúp khách hàng cung cấp tài liệu tổng hợp, đối chiếu chính xác nhất)
  3. Đàm phán và ký kết đề nghị thuê, hợp đồng thuê văn phòng mới
  4. Thiết kế bố trí mặt bằng trước khi ký mời thuê, hoặc hợp đồng thuê văn phòng: Việc nên làm để đánh giá lại sự phù hợp với nhu cầu của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
  5. Thực hiện các thủ tục kết thúc hợp đồng thuê văn phòng hiện tại.
  6. Ký kết và thực hiện hợp đồng với nhà thầu thiết kế và thi công nội thất.
  7. Giám sát thi công nội thất

  1. Thiết kế, in ấn, sửa đổi địa chỉ doanh nghiệp trên mọi biểu mẫu, giấy tờ, website,…
  2. Mua sắm hoặc thay thế đồ đạc, thiết bị văn phòng,…
  3. Thông báo cho khách hàng và đối tác về địa chỉ mới và kế hoạch chuyển địa điểm.
  4. Di chuyển điện thoại, internet.
  5. Điều chỉnh đăng ký kinh doanh (nếu cần).
  6. Phê duyệt chính thức sơ đồ vị trí cho từng bộ phận và từng nhân viên.
  7. Chuyển văn phòng mới
  8. Trả lại mặt bằng, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ.

6 mẹo chọn văn phòng mới cho doanh nghiệp

Để chọn được địa điểm đặt văn phòng phù hợp, bạn cần có hình dung cụ thể về lĩnh vực kinh doanh của mình trong tương lai, chẳng hạn như công ty có thể mở rộng trong dài hạn. kích thước với diện tích văn phòng hiện tại? Chi phí mặt bằng có phù hợp với khả năng tài chính của công ty không?

1. Phù hợp với khách hàng

Văn phòng mới không chỉ là nơi đáp ứng nhu cầu công việc mà còn là nơi thường xuyên lui tới của khách hàng. Vì vậy, không gian bên trong văn phòng cũng phải phù hợp với những đối tác mà công ty bạn thường xuyên tiếp đón.

Nếu đối tác kinh doanh là những người trẻ tuổi, một không gian văn phòng rộng rãi, tràn ngập cây xanh chứng tỏ đây là môi trường thích hợp để bạn lựa chọn.

Đối với những khách hàng lớn tuổi, một văn phòng đặt tại các tòa nhà cao tầng ở trung tâm thành phố là không gian lý tưởng và phù hợp hơn cả.

2. Đặt ở vị trí thích hợp

Văn phòng mới của doanh nghiệp bạn phải được đặt ở nơi mà nhân viên, khách hàng, đối tác có thể dễ dàng đến làm việc. Đó là không gian xung quanh đường phố thông thoáng, không kẹt xe và ô nhiễm không khí. Nó phải là một nơi có đủ chỗ đậu xe cho tất cả mọi người.

Tất nhiên, vị trí càng đắc địa thì chi phí mặt bằng càng đắt. Nhưng chắc chắn nó sẽ góp phần không nhỏ giúp doanh nghiệp bạn tạo dựng được hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng và nhân viên.

3. Chi phí thuê văn phòng hợp lý

Tất nhiên, chi phí thuê văn phòng mới là một trong những yếu tố tiên quyết để quyết định bạn có lựa chọn địa điểm là nơi gắn bó lâu dài với doanh nghiệp của mình hay không. Điều này phụ thuộc rất nhiều vào vị trí văn phòng, không gian, cơ sở vật chất trong văn phòng (lễ tân, thang máy,…) và nhiều khía cạnh khác.

Bạn nên cân đối giữa lợi ích thu được và chi phí thuê văn phòng mới để có thể đưa ra lựa chọn tốt nhất.

> Kinh nghiệm đàm phán giá thuê văn phòng

4. Phương diện an ninh

Đội ngũ bảo vệ luôn túc trực, khu vực lễ tân phục vụ liên tục 8h làm việc, bãi đậu xe an toàn, văn minh là một trong những khía cạnh. khía cạnh quan trọng quyết định sự lựa chọn của các doanh nghiệp trong việc gắn bó lâu dài với các tòa nhà văn phòng.

Thông thường, khi khảo sát địa điểm cho thuê, bạn ít khi để ý đến những vấn đề trên. Mọi phát sinh chỉ xuất hiện từ 1 đến 2 tháng sau khi bạn làm việc tại địa điểm văn phòng mới.

Vì vậy, trước khi đặt bút ký hợp đồng, bạn đừng quên cân nhắc kỹ lưỡng các vấn đề về an ninh tòa nhà để không phải hối hận khi đưa ra lựa chọn cuối cùng.

5. Cơ sở vật chất và tiện ích xung quanh

Nhân viên của bạn có muốn làm việc trong một khu vực có nhiều nhà hàng xung quanh để ăn trưa hoặc làm việc ở một nơi xa với ít tiện nghi xung quanh không? Câu trả lời có thể bạn đã biết.

Ngoài ra, các vấn đề liên quan đến cơ sở vật chất, trang thiết bị cũng là khía cạnh mà các chủ doanh nghiệp cần quan tâm khi định vị văn phòng về lâu dài.

Ví dụ: Chủ tòa nhà phải cung cấp điện, nước ổn định; Kết nối Internet phải nhanh; Hệ thống thang máy phải đồng bộ, có hệ thống kiểm soát tổng thể;…

6. Hình ảnh của doanh nghiệp

Rõ ràng, việc lựa chọn vị trí đặt văn phòng phù hợp cũng giúp nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng. đối tác, công chúng.

Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin thì không gian văn phòng phải rộng, có nhiều cây xanh.

ty CNTT Đối với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực kế toán hay ngân hàng, tòa nhà văn phòng mới nhiều tầng là hợp lý để vừa tạo hình ảnh chuyên nghiệp vừa thuận tiện cho cả các bộ phận trao đổi công việc.

Các yếu tố cần lưu ý khi chọn văn phòng:

Khi đã chọn được địa điểm đặt văn phòng, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau khi đưa ra quyết định cuối cùng:

  • Phòng họp lớn: Trong một số trường hợp, doanh nghiệp của bạn sẽ phải tổ chức lớn. các cuộc họp với sự tham gia của nhiều bộ phận. Phòng họp nhỏ có thể không phù hợp trong tình huống này.
  • Khả năng nói chuyện trực tiếp với chủ tòa nhà: Bạn phải luôn có thể trao đổi trực tiếp với chủ tòa nhà khi có vấn đề phát sinh trong văn phòng.
  • Nhiều lựa chọn khi thuê văn phòng mới: Liệu chủ sở hữu của tòa nhà có sẵn sàng cho bạn thuê thêm diện tích khi hoạt động kinh doanh mở rộng không?
  • Bãi đậu xe rộng rãi: Hầm để xe không chỉ thích hợp để xe máy mà còn có đủ diện tích để đậu các phương tiện khác như ô tô, xe đạp,…
  • Không có chi phí ẩn: Sau khi ký hợp đồng, rất có thể doanh nghiệp của bạn sẽ phải trả phí. nhiều khoản phí mà bạn không mong muốn (hoặc không được liệt kê rõ ràng trong hợp đồng) như phí bảo trì thang máy, thuế,… Bạn nên cân nhắc kỹ vấn đề này. khi ký hợp đồng.

Bạn có thể tham khảo thêm nhiều bài phân tích khác tại website: https://meeyland.com

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here